年鉴基础知识概述

作者：何志英
     

     一、关于年鉴的定义
 
　　什么是年鉴？年是年景、一年的意思；鉴是照、察的意思。把两个字连起来的“年鉴”，指的是现代意义上的一种工具书。

　　对年鉴，现在比较一致的定义是：年鉴是系统汇集上一年度重要文献信息，逐年编纂连续出版的资料性工具书。在理解年鉴定义时，应注意把握以下几点：

　　1.年鉴是资料性工具书

　　工具书的特点是体例严谨，编排系统，使用方便。对宏观信息分成若干部类，每个部类再分为若干细目，每个细目有若干条目或其他资料组成，形成一个符合科学分类、社会分工和本行政区域、系统或单位实际的科学体系。层次分明，结构保持基本稳定，一般设有篇目、栏目、条目三个层次，并前有目录，后有索引，便于查阅。

　　年鉴所刊载的是资料，是各种重要信息。对年鉴，人们一般不像读小说、杂志、理论文章那样进行从头到尾的阅读，而是在工作和生活需要时，对某一方面的具体、准确情况进行查找。

　　2.年鉴是逐年编纂、连续出版的

　　年鉴同其他工具书是不一样的。年鉴是一年出版一部，逐年连续出版的；而其他工具书很少有一年出版一部的。几年的资料编为一部书、在一年出版，一般不应称为年鉴。在年鉴创办之初，把几年的资料汇集成一部书称为年鉴也是可以的。但是，作为严格意义上的年鉴，应该坚持一年出版一部。为了缩短出版周期，增强资料的时效性，年鉴应该在编辑出版年的10月底前出版，不能再跨年度出版。年鉴封面所标年份，是编辑出版时间，不是记载内容的时间。记载内容时间应表现在文章或条目之中。

　　每种年鉴因为体例一致、结构一致、编排一致，只是每年的部分栏目和条目信息内容有所变化，而且一年一部，连续出版，所以读者能对其信息资料进行分析。正因为如此，年鉴也才有特殊的资政、存史、研究价值。

　　3.年鉴刊载的是资料是年度系统资料

　　每部年鉴刊载的是上一年度的全年性的资料，不刊载半年或几个月的非全年性资料。对上几年的资料一般只在统计资料中以表格的形式年份连续或只取重要年份刊载。对自然、地理、气候、资源、历史沿革、行政区划、民族等相对变化不大的资料，一般在概况中刊载，而在年鉴的主体“百科”中，只刊载上一年度的情况。

　　年鉴资料是系统的资料。不论是地方综合年鉴还是部门、行业年鉴，刊载的资料都是完整系统的。就地方综合年鉴来讲，横的，要“面面俱到”，政治、经济、文化、社会，一、二、三产业，科技、教育、文化、卫生、体育、人口和计划生育等都要有，不能缺少重要方面，否则就不是地方综合年鉴；纵的，记载各项活动、各个事件、各项成果等的条目，都要完整系统，时间、地点、主题、主要过程、结果等要素不可缺少。就部门、行业年鉴来讲，其内容要包括部门、行业所管理的各个方面，从事的主要工作，机关内部的党政工团、各个处室等，在突出部门、行业内容的同时，不要缺少任何一个重要方面。

　　二、年鉴与其他出版物的区别

　　为了更好地理解什么是年鉴，有必要将以下年鉴与其他出版物加以区别。

　　1.年鉴与地方志。年鉴与地方志都是资料性文献，这是两者的共同之处。但是两者有本质的区别：

　　第一，年鉴是资料性工具书；而地方志是地情资料书，不是工具书。

　　第二，年鉴是按编年体撰写的，其表现形式是篇目、栏目、条目，主要是条目；而地方志是纪事本末体，表现形式是篇、章、节，主要是文章。

　　第三，年鉴是逐年编辑出版，一年出版一部，所以又叫“年刊”，归属于刊物；而地方志是若干年出版一部。第一轮修志是记述从有史以来到上世纪90年代前后的历史和现状，第二轮修志是记述改革开放以来的历史和现状。2006年5月国务院颁布的《地方志工作条例》规定“地方志书每20年左右编修一次”。

　　2.年鉴与百科全书。年鉴与百科全书，都讲求综合性，内容广泛，知识和资料丰富，一般都以条目为基本单位，具有很强的检索性，这是两者的共同点。但是，两者又有显著的区别：

　　第一，年鉴是年刊，汇集的是上一年度的基本情况和主要信息；而百科全书不属于年刊，其汇集的基本信息一般有10年以上的稳定性。

　　第二，年鉴的条目记载的主体是信息资料，是年度发生和存在的客观情况和相关情况；而百科全书的条目记载的主体是知识，是相对稳定的知识性资料。

　　第三，年鉴内容按其涉及的行政区域或行业领域分类；而百科全书内容则一般按知识体系分类。

　　3.年鉴与杂志。年鉴与杂志都是定期出版物，都传播信息和知识，这是两者的共同点。但是，两者也有很大区别：

　　第一，年鉴是条目化的工具书，配有内容分析检索，检索较为方便；而杂志是栏目化的出版物，由文章组成，一般没有、也不需要检索。

　　第二，年鉴主要按结构体例收集资料，其资料具有系统性、连续性，结构也很紧密；而杂志以文章见长，其文章又以知识性、专业性见长，其文章之间一般不具有系统性、关联性和紧密的逻辑关系，显得“杂”。

　　第三，年鉴刊期比较长，为一年一刊；而杂志刊期比较短，有月刊、半月刊、双月刊、半年刊等。年鉴是“大部头”书，一部年鉴有几十万、上百万字；而杂志是“小册子”，一般不超十万字。

　　三、年鉴的种类

　　按照年鉴刊载内容来分，现在的年鉴可以分为综合性年鉴、专业性年鉴、专题性年鉴三大类。

　　综合性年鉴，主要收集一个国家或一个地区的基本情况及其上年度各个方面的情况。其特点是“大而全”，即成书规模大，通常在百万字左右；篇目、栏目覆盖面广，内容比较全面，综合性强；以省、自治区、直辖市、大中城市以及地市、县行政区域名称冠名的年鉴。本市以及各个区县政府主办的年鉴，都属于综合年鉴。其具体内容，除了有概况、文献、特载、统计资料、附录等综合性的以外，还包括政治、经济、文化、社会以及军事、政法等各个社会领域。

　　专业性年鉴，主要是指机关部门、产业行业、企业事业单位的年鉴，主要收集部门、行业、企事业单位的基本情况和年度发展情况。其特点是“专而深”，反映对象是特定的专业领域或部门、行业、单位，不涉及其他领域；反映的内容有深度，专业性强。本市的《农业年鉴》、《水利年鉴》、《公安年鉴》、《科技年鉴》、《教育年鉴》、《体育年鉴》、《卫生年鉴》、《社会科学年鉴》等，都属于专业年鉴。其实这些专业年鉴，在本行业、本单位范围内，资料也带有综合性，有基本的情况，更有行业、单位范围内的各个方面和各个领域的年度情况。

　　专题性年鉴，资料收集在某一特定主题之内的年鉴。其特征与专业年鉴很相似，但又不是严格意义上的专业年鉴。专业年鉴收录的内容有明显的部门、行业、单位界限，而专题性年鉴可以跨部门、跨行业、跨单位，围绕特定主题收集资料。如，《中国民族年鉴》、《中国纪录年鉴》等。

　　按照其他标准区分，还有若干种年鉴。比如，按资料性质分，有知识性年鉴、纪实性年鉴、指南性年鉴；按表现形式分，有记述性年鉴、图谱性年鉴、统计性年鉴；按载体形式分，有书本型年鉴、电子版年鉴、网络化年鉴等。

　　四、年鉴的由来和发展

　　学者考察研究认为，在13世纪中叶，欧洲已经出现年鉴，并有迹象表明是从阿拉伯传过去的。13世纪英国哲学家罗吉尔?培根(1214—1294年)在他的《大著作》(1267年出版)中提到过“外国年鉴中有关天体运动的材料”。德国天文学家、数学家瑞基欧门特纳斯编写了一部年鉴(1457年出版)，哥伦布和他的助手就是借助这部年鉴中的一张天文图表航海的，并发现了美洲大陆。

　　随着资本主义的产生和发展，社会生活日趋复杂，特别是各种门类学科长足发展和分化，年鉴的种类和数量愈来愈多。16—19世纪，德、英、法、意、美等国，出版了数以千计的年鉴。

　　二次世界大战前后，英、美、德、日等国年鉴的发展进入一个新阶段。美国每年出版年鉴2800多种。日本在1939—1946年的25年间，共出版年鉴2774种。它的每个县、许多大企业都出版有各自的年鉴。西方有一种军事年鉴《简氏系列年鉴》，在这个系列中，包括战舰、航空、步兵武器、装甲与火炮等武器，都有各自的年鉴。这种军事年鉴，以其资料全面、系统、可靠而成为一些国家政治家、军事家决策时的重要依据，以及军事首脑、情报机构必备的案头工具书，在165个国家和地区拥有3万订户。

　　我国学术界有人认为：中国古代“历书”、“编年史”、“时政记”，还有《宋史?艺文志》中的《年鉴》(已轶)，可视作中国古代的年鉴。不过如果仔细研究，它们和现代形式年鉴相比，不论在内容还是编撰方面，都有很大差异。

　　中国现代意义的年鉴，是从国外传入的。清末西学东渐，现代意义的年鉴在中国有所萌发。上海是我国现代意义年鉴的发源地。清同治三年(1864年)，上海海关总税务司署统计科创办《海关中外贸易年刊》并连续出版，可说是现代中国年鉴的先声。但真正在社会上具有一定影响的年鉴，是1913年上海神州编译社出版的《世界年鉴》，但其内容主要编译自外国年鉴。9年后，才出现由国人编辑、反映我国内容的年鉴。1922年起，上海银行周报社编辑出版了《全国银行年鉴》。1924年，上海商务印书馆编辑出版了《中国年鉴》。1933年起，上海申报印书馆编辑出版了《申报年鉴》。1936年起，上海生活书店出版了《世界知识年鉴》。在此期间，还有分别由官方、民间出版的《外交年鉴》、《中国年鉴》(英文)、《图书年鉴》、《中国电影年鉴》、《中国教育年鉴》以及广东、广西、江苏、江西、湖南、无锡等省市出版的地方性综合年鉴，形成中国年鉴史上的第一个兴盛时期。

　　以上海为记载对象的地方性综合年鉴，有1935年起上海通志馆年鉴编辑委员会编辑出版的《上海市年鉴》；1936年由沈镇潮等编辑、上海体育世联社刊印的《上海市年鉴》和周钰宏等编辑、上海华东通讯社出版的《上海年鉴》(1947年)等。其中，上海通志馆所属机构编辑出版的《上海市年鉴》(至1937年，每年各出一本)，独具特色，它以地方志篇目设计为蓝本，横排纵述，无论在体例上，还是在内容上，均为当时其他地方性综合年鉴所不及。

　　帝国主义为了配合其对中国的侵略，也曾用外文出版过一些有关中国的年鉴。如日本以日文刊印的《第一回支那年鉴》(1912年在东京出版)、《台湾年鉴》(1928年)、《满洲年鉴》(1936—1944年)、《北支蒙藏年鉴》(1940—1944年)；英国以英文在伦敦出版的《中华年鉴(1912年)》(1931年改名为《中国年鉴》)等。

　　日本帝国主义侵华期间，全国人民奋起抗敌救亡，社会动荡不安，我国年鉴事业基本陷于停顿。抗战胜利后，复刊和新出版了一些年鉴，但其总数与抗战前比，相去甚远。据统计，民国期间出版的各种类型年鉴共40余种，年刊、年报100余种。

　　新中国成立后，1950年天津进步出版社出版过《开国年鉴》，1950—1964年，每年各1册。大公报社出版过类似年鉴性质的《人民手册》，1959年改名为《世界知识年鉴》。人民美术出版社1958年出版过一期《中国摄影年鉴》。人民体育出版社出版过《中国体育年鉴(1949—1962)》、《中国体育年鉴(1963)》等。

　　“文化大革命”开始，年鉴编辑出版中断。1971年10月25日，第二十六届联合国大会恢复中华人民共和国合法席位，“九一三”事件后周恩来总理主持中央日常工作，人民出版社1972年2月出版了类似年鉴的《各国概况》。1973年北京科学出版社翻译出版了美国《科学年鉴》。

　　我国年鉴事业的迅猛发展和繁荣，是在中共十一届三中全会之后。1979年10月，邓小平接见美国不列颠百科全书出版社负责人姜椿芳说：“编辑出版年鉴，很有必要，这是国家的需要，四化建设的需要。”后来，邓小平亲自批准《中国百科年鉴(1980)》出版。这是在国务院、中央军委、中共中央宣传部、中国社会科学院等大力支持下，由800余位专家撰稿，于1980年8月由中国大百科全书出版社出版的。这部160万余字的工具书出版后，在国际上受到广泛好评，被认为“从内容到形式两方面说，都可以与享有盛名的《不列颠百科全书》媲美”。

　　此后，全国各地编纂年鉴的数量逐年递增，掀起了年鉴出版热潮。

　　中国出版现代形式年鉴的历史不长，出现年鉴出版热为时更短，但从最近几年出版年鉴的进程看，其来势迅猛、发展之快，出乎人们的意料。从上世纪八十年代中期开始，年鉴编辑出版的事业在全国可谓是轰轰烈烈、波澜壮阔、多姿多彩、成绩斐然。1992年9月底，年鉴出版达522种，其中综合性年鉴143种。1994年，地方性综合年鉴增至346种，其中省级24种，市(地)级81种，县级241种。据有关方面统计，1997年全国出版年鉴达1300余种。全国各省、自治区(除西藏外)、直辖市、各计划单列市、中央和国家机关各部门都编辑出版了自己的年鉴，相当多的地级市以及县(市、区)、企事业单位也都编辑出版年鉴。年鉴组织在全国有两个大的系统：一个是地方志系统，中国地方志指导小组办公室设有年鉴指导处，各省级政府的地方志办公室都负责一部分地方综合年鉴的编辑出版或指导其工作，多数地市、县市年鉴由地方志系统管理；二是中国版协年鉴研究会，旗下有地方综合年鉴部和专业年鉴部。这两大组织每年都组织若干交流会、研讨会以及培训、考察活动。

　　2006年5月18日国务院颁布的《地方志工作条例》第三条规定：“地方志，包括地方志书、地方综合年鉴”；第五条规定：县以上地方人民政府负责地方志工作的机构五项职责之一是“组织编纂地方志书、地方综合年鉴”。《地方志工作条例》颁布以来，又有许多省、市、县级地方综合年鉴改为地方志工作机构负责编辑出版。

　　1985年，经市委、市政府批准，天津市创办了带有综合年鉴性质的《天津经济年鉴》，2000年改版为完全意义上的地方综合年鉴《天津年鉴》，到2006年，编辑出版了21部。2000年，经市政府批准，市地方志办公室创办了《天津区县年鉴》，到2006年编辑出版了6部。就区县来讲，南开、和平、河西、河东、河北、北辰、西青、开发区、红桥、汉沽、塘沽、武清等都陆续办起地方综合年鉴；农业、水利、教育、科技、公安、体育、卫生、社科、汽车等系统也都编辑出版自己的专业年鉴。我市的年鉴事业也在蓬勃发展，不断壮大，发挥着促进和服务于改革开放和现代化建设的伟大事业。

　　五、编辑出版年鉴的重要意义

　　一个大的行政区域或部门单位，以政府或部门单位的名义，每年编辑出版一部年鉴，全面系统地记载本行政区域或本系统单位基本的情况和上一年度各个方面的发展情况，是十分必要的，有重要的现实和历史意义。对编辑出版年鉴的意义，一般概括为资政、存史和研究宣传作用。

　　第一，为领导决策服务。领导干部和机关干部案头有一部年鉴这样的系统、权威的资料性工具书，一部刊载区域、部门全面情况的百科全书，遇到不熟悉、不清楚的问题时，可以及时查阅，指导工作。毛泽东、周恩来等老一辈革命家，每到一地视察指导工作，都十分重视了解当地的历史和现状，都要调阅那里的地方志书。现在有了年鉴，很多领导新到一地工作，如张高丽、戴相龙等市领导同志刚到天津，为了解天津的基本情况，首先调阅的也是地方综合年鉴和地方志书。

　　第二，为区域发展服务。年鉴是全面、系统、权威的信息资料书。很多地方领导人，都把本地区的年鉴作为珍贵礼品馈赠内外宾客，作为自我宣传的一种手段。一些境外集团公司，为了解中国内地情况，进行投资合作，也很重视收集我国的地方综合年鉴和专业年鉴。我们编辑出版年鉴，有利于招商引资和区域经济社会发展，有利于宣传区域优势，扩大区域影响。现在年鉴刊载的经济社会发展的资料，记载和反映了党领导国家和人民改革开放和现代化建设的成就和经验，可以作为生动教材，激发人们热爱党、热爱社会主义、热爱祖国的感情，增强主人翁责任感。

　　第三，为研究现实和历史提供借鉴。年鉴是现实性很强的信息载体，记述了各个方面和领域的功过是非、成败得失、经验教训，可以为人们总结经验、分析现状、深化认识、提炼理论提供资料借鉴。年鉴作为一种具有系统性、连续性的权威资料，还是编史修志的基础材料。

　　六、年鉴的框架结构

　　年鉴的框架结构就是年鉴的体系构成。它是由年鉴的内容决定的，不同性质的年鉴有不同的框架结构。设计年鉴框架结构，要覆盖面全，分类科学，层次清楚，领属关系得当，内容均衡适度，命题准确，特点鲜明。

　　年鉴的框架结构，一般由概况特载、百科、附录三大部分组成。

　　地方综合年鉴的概况、特载部分，主要是介绍本行政区域内的自然、地理、气候、水文、资源、行政区划、人口、民族和经济社会发展概况等相对稳定的基本情况，刊载重要文献资料和大事记。

　　百科部分是年鉴的主体。这个部分，一般要分为篇目、栏目、条目三个层次。地方综合年鉴的主体部分一般按照政治、经济、文化、社会四个大的部分及其顺序分为若干篇目。其经济、文化、社会部分的篇目、栏目，一般应按照国家统计局关于国民经济和社会门类来排列，可参考国家的统计公报的各个层次的题目。在各个栏目之内设若干条目。条目是年鉴的基本组成单位，是年鉴信息的载体。

　　附录部分，主要刊载统计资料、法规政令或其目录、索引以及一些常用、实用的机关、单位服务电话等。

　　七、编辑出版年鉴的指导思想和编辑方针

　　年鉴编辑出版，要以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想为指导，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的基本观点，坚持解放思想、实事求是、与时俱进的思想路线，贯彻落实科学发展观，全面系统、客观准确的记述本行政区或本部门、本行业的基本情况和上一年度政治、经济、文化、社会的发展情况，为现实的改革开放和经济社会发展服务。

　　年鉴编辑出版应坚持五字方针：

　　一是“全”。在本行政区(部门、行业)内，记载内容要全面系统、门类齐全。尤其要横不缺项，政治、经济、文化、社会，一、二、三产业，科技、教育、文化、卫生、体育、人口和计划生育，公、检、法、司、地方军事等的基本情况和基本的举措、成果、经验、大事、要事，都要收录，不可缺少。不论综合性条目还是专题性条目，记载内容要完整，时间、地点、主体、过程、结果、主要数据等要素齐全，不可丢三落四、残缺不全。要大事、要事不漏，凡是重要工作、重要成果、重要举措、重要事件，一定要予以记载。

　　二是“新”。内容要新鲜，与时俱进。在注重记载自然、地理、历史等基本情况，全面反映各个方面年度发展情况的同时，着力反映年度发生的新事物、新问题、新举措、新进展、新成果、新经验，充分体现时代特点。对一些重要事件、重点工程、重要成果、重大改革措施，要单独列条目，给予及时的、充分的反映。

　　三是“特”。着力突出本行政区域(部门、行业)的特色，包括经济社会发展中的比较独特的方面，有突出成绩的方面，有明显优势的方面，有较大影响的方面，要重点记载，比较详细具体的记载。可以根据实际设特色篇目、特色栏目、特色条目。

　　四是“实”。所有记载内容都必须实事求是，是对客观存在事物的忠实记载，不得有任何的虚假或虚构。这是年鉴的灵魂、生命和价值所在。事实记载要完整准确，必须是已经发生的、客观存在的事实。列入规划、计划或写进报告的，但没有变成现实的事物，不应记载。所有数据要准确无误，或来自统计部门，或经统计部门核对，或来自主管部门。定性要准确科学，经得起推敲，不自我吹嘘、自戴高帽，也不自我贬低、埋没成就。

　　五是“精”。内容要精，在浩如烟海的材料中，选取综合性强、代表性强的材料，如实地反映客观事物。表述要精，用尽量简练准确的语言来表述，去掉一切可有可无的字词、语句以至段落。工作要精，精益求精，编辑校对认真负责，确保不出现政治性、原则性、常识性错误，技术性差错不超过万分之一。产品要精，精心设计，精心印刷，出精品佳作。

　　八、编辑出版年鉴的组织、制度保障

　　编辑出版年鉴，尤其是编辑出版地方综合年鉴和政府部门的年鉴，是一项宏大、覆盖面广、内容丰富的系统工程，是一项有代表地方政府及其部门撰写政府公报性质的重要工作。要按照政府的要求，编辑出版好地方综合年鉴或者部门专业年鉴，必须有一套相应的组织、制度来保障。

　　1.一般应有三个层次的组织。

　　一是年鉴编委会。编委会由地方政府或部门主要行政领导为主任，分管领导等任副主任，各有关部门、单位领导为成员。年鉴编委会的主要任务是，决定年鉴编辑出版中的大事。年鉴编委会主要任务是审定当年版年鉴的框架结构和编辑出版中的大事。

　　二是年鉴组稿队伍。由年鉴内容覆盖范围内的各部门、各单位委派一位掌握全面工作情况、有文字综合能力、工作认真负责的干部组成。年鉴撰稿人员的任务是按照年鉴编委会和年鉴编辑部的要求撰写年鉴稿件，提供有关材料。为了确保和不断提高撰稿质量，组稿队伍应保持相对稳定，并经常进行培训。

　　三是年鉴编辑部。这是一个组织实体(以上两个组织的成员可以由有关领导和工作人员兼任，但年鉴编辑部人员应为专职的)，是年鉴编辑出版工作的中枢，一般由3—5人组成。主要任务是负责从设计年鉴框架结构、组织征集稿件到编审、校对稿件、征集广告以及安排出版等一系列的具体工作。

　　2.一般应有以下制度保障。

　　(1)会议制度。每年年鉴编辑出版至少有三个会议。

　　第一是年鉴编委会会议。一般在年初召开。年鉴编委会领导和成员参加。主要是审定年鉴编辑部提交的年鉴编辑出版大纲，包括年鉴的框架结构、主要内容和编辑出版计划，为年鉴的编辑出版工作定方向、定人事。年鉴编辑部在草拟年鉴编辑出版大纲中，也应召开座谈会、研讨会，就年鉴编辑出版问题广泛征求意见，进行研究论证。

　　第二是年鉴组稿会议。一般在年初的编委会会议审定年鉴编辑出版大纲之后召开。各部门、各单位为年鉴组稿的人员参加。主要是布置年鉴撰稿工作，提出有关要求。在新撰稿人员较多或撰稿中出现倾向性问题时，也可就某些问题进行业务培训。

　　第三是年鉴发行会。在年鉴出版之后，有关人员参加，主要内容是布置年鉴发行工作。

　　(2)编审制度(“三审”制度)。

　　各部门、单位撰稿人员撰写年鉴稿件之后，要报部门、单位领导审定、签字后才应报年鉴编辑部。年鉴编辑部对各部门、各单位撰写的稿件和提供的材料，应分别由不同编审人员进行三遍的加工修改和编辑审核。即“三审”，第一遍，即初审，由年鉴编辑部的编辑完成，主要是进行内容审查、实事和数据核对、文字审修和编辑整理。第二遍，即二审，返回组稿单位，由组稿单位对编辑部审改的稿件进行核对、补充和确认。第三遍，即终审，由主管年鉴工作的领导和有关负责人对各部门、各单位确认的稿件审阅修改和最后定稿。

　　(3)校对制度(“四校”制度)。

　　对初步编辑完成的年鉴稿件，一般要组织有关工作人员进行三遍从头到尾、逐字逐句的人工文字校对，确保文字质量。文稿校对中，发现有不妥的地方，仍要进行修改。在人工校对之后，为确保准确无误，还应进行电脑校对，如使用“黑马”校对软件进行校对。

　　对年鉴所有刊登的稿件，都要进行认真审校。对重要文献和统计资料等，虽然编辑部不必再进行文字修改，但必须进行认真校对。对广告中的照片和文字说明，也要同正文文字稿一样进行“三审四校”。近些年来，年鉴稿件传送、编审均使用计算机，运行中出现差错的机会比较少。即使这样，校对工作也不可轻视，不可放松。

　　九、年鉴的文体文风

　　年鉴，特别是地方综合年鉴和部门行业年鉴，是全面、系统、客观记载地区、部门、行业的历史和现状的资料性文献。因此，年鉴采用的基本是两种文体。一种是记事、记物、记人的记述文体；一种是对事实和有关情况作介绍和解释的说明文体。按照这两种文体的要求，在年鉴的撰写和编审中，应注意以下几个问题。

　　一是开门见山，直叙其事。年鉴的专文和条目，开篇就直接叙述时间、主体(单位或个人)、地点、事件事物发生发展过程、结果等具体内容。不要像写总结那样，“穿鞋戴帽”、铺垫文字。比如，“在……领导下”，“在……指导下”等。不要像新闻报道那样，加“导语”、加“评说”，宣传色彩浓厚。不要像起草讲话稿那样，讲意义、谈作用、提要求。不要像广告那样，渲染溢美。如，使用“最高”、“最多”、“最佳”，“率先”、“首创”，“国际一流”、“世界一流”等词语时，要慎重，坚持实事求是，恰当评价，不要言过其实。

　　二是平铺直叙，用事实说话。要寓理于事实之中，客观、准确地把事实叙述清楚。就事叙事，用事实体现主题，让读者从事实中领悟观点，自己下结论。事实要真实可靠，叙述要朴实无华。不要空泛议论，也不要夹叙夹议，更不要粉饰夸张。比如，对领导人要谨慎使用“亲自”、“指示”、“深入”、“重要批示”、“重要讲话”等强调性词语。

　　三是文字简练，条理清楚。按照事物发展逻辑和正常叙述规律来记述事物事件，不要搞倒叙、插叙。在不影响内容完整准确表述的前提下，文字要尽量简洁、简练。要惜墨如金，尽量压缩文字，去掉一切可有可无的字、词、句以至段落，努力做到没有一个多余的字，没有一个多余的词，没有一句多余的话，以朴实、简练、准确、严谨的语言提供高度浓缩的信息。只要认真分析就会发现，年鉴条目中的很多“的”、“了”、“已”、“共”字，都是多余的字、没有意义的字，应该不用、少用，用了的，要尽量删掉。

　　四是文字规范，修辞正确。行文要使用规范的现代汉语，不要用文言、方言、土语。语句要完整，语法要正确，词语搭配要适当，努力避免病句。比如，“通过……，使……”，“由于……，使……”，“最好水平”，“最好之一”等等，都是病句，表述不科学，应该避免。

　　同时，严格按照国家规定使用标点符号。