方志的体例
一、方志的结构
方志的结构指的是除辅文外方志主体各部分的构成，即志书的编排形式，大致可分为如下几种形式。
1. 平列体
又叫平目体。这种结构形式，是将志书的内容分为若干类，各类目相互独立，平行排列，无所统属。平列体的优点是结构简洁，眉目清晰，层次较少，一目了然，便于阅读使用。比较适合内容单一、字数较少的志书运用。由于古代方志内容多数较为简单，故这种结构宋元以前应用较为普遍，直至清代中叶仍较为流行。但随着时代的发展，社会分工越来越细，志书所记载的内容也越来越广博，迫使采用平列体的志书的门类越分越多。如南宋施宿编纂的《嘉泰会稽志》，门类设置就多达117门。如此多的门类一级平列，已使得平列体结构简洁、眉目清晰的优点大打折扣，反而变得累赘臃肿了。人们便尝试在门类较多的情况下，先分若干大类，再在大类下分小类的方法。于是，便产生了纲目体志书。
2. 纲目体
又叫门目体。这种体式的篇目结构，是先设置总纲，也就是大类，各纲之下又酌分细目，目以类聚，以纲统目，故称之为纲目体。这种体式的优越性是：分类醒目，层层递进，眉目清晰，纲举目张，便于查阅。由于纲目体的优点明显，至今仍被广泛采用。纲目体最早出现于宋代，如南宋赵不悔、罗愿编纂的《新安志》，其卷一“州郡”下设：沿革、分野、风俗、封建、境土、治所、城社、道路、户口、姓氏、坊市、官府、庙学、贡院、放生池、馆驿、仓库、刑狱、营寨、邮传、祠庙等目。此后，随着时代的进步，志书所记载的内容不断增多，纲目体也在不断发展。刚开始时，一般只分为两级，即先设纲，再在纲下面列目。到后来，层级越分越多，目下又设子目，子目下设细目，甚至更细。20世纪80年代方志界有所谓“横分到底”的说法，就是这种体式的真实写照。但是，事物都是一分为二的。一种体式，有一利，就必有一弊。纲目体层层分类的做法如果发展到极致，分得太细，就容易将一个完整的事物割裂开来，使得整部志书变得支离破碎，只见树木，不见森林，从而影响志书的质量。现在方志界一般认为志书分类应控制在三个层次、最多不超过四个层次就足够了。
3. 编年体
编年体是仿照《春秋》《竹书纪年》《资治通鉴》等编年体史书，纵向记述一地历史与现状的篇目体式。这种体式不是分类纪事，而是以时间为主要线索，编年纪事。有论者认为这种体式实际上是平列体的一种特殊形式，其实平列体是标准的分类纪事，而编年体则是编年纪事，二者在形式上的差异是明显的，故将编年体单独归为一类或许更为贴切。编年体的优点是历史发展脉络清晰，便于读者纵向整体了解志书断限内历史概况。但其缺点也是显而易见的。编年纪事限于体式的限制，难以容纳大量具体资料，而方志恰恰是资料书，资料是志书的全部价值的基础所在，这个缺点在断限较短的续修性质的志书中表现得尤为明显。所以编年体在实践中虽也有一些志书采用，但一直未成为主流。现在，编年体主要是作为一种体裁形式，应用于志书中的大事记。
4. 章节体
章节体是指以章节为层次编排内容的篇目结构形式，篇目层次至少在二层以上。章节体并不是我国方志固有的传统的篇目结构形式，而是舶来品，是在19世纪末西方教科书等著作体裁基础上形成的一种结构形式。其表现形式根据内容的需要分为章、节或篇、章、节、目等形式。章节体的特点或者说是优点是结构严谨，层层递进，且上下层之间必须具有领属关系。由于具有一定优势，在全国第一届社会主义新方志的编修过程中，曾被广泛采用。但章节体也有它的缺点，而此缺点恰恰是其优点的另一种表现形式，即他的结构要求过于严谨，如在章下面必须要有两节以上，若节下面要设目，也必须要有两目以上，并且全书要求统一。但方志的特点就是纵向统合古今，横向无所不包，各门类的资料有繁有简、有长有短，有的可能一直到子目，有的也许到节的层次就没有了。在这种情况下，运用章节体，统一要求每个门类都写到目或子目、细目，显然是削足适履，画蛇添足。从本质上说，章节体实际上是纲目体的另一种表现形式，因为章节体运用于方志中，也是层层分类。但纲目体比较自由灵活，没有章节体必须严谨统一的桎梏，反而更能适应方志内容庞杂，对表现形式要求灵活的需要。
二、方志的体裁
方志的体裁，是指方志的文字表现形式。方志的体裁基本上是来源于司马迁《史记》的八书和班固《汉书》的十志。随着时代的发展，为适应表现各种内容的需要，新方志逐渐形成了记、述、志、传、图、表、录7种体裁作为新方志的载体形式。
1. 记
即大事记。又分为大事记、大事年表、大事记述三种基本形式。采用编年体，按时间顺序记载本地（或某一方面）大事，为全书之经。大事记有利于克服各分志横排带来的结构松散的弱点，使志书的整体结构更加谨严。大事年表是以粗线条的方式勾画大事。大事记述则对事实记载得比较详细。大事纪和大事年表均采用编年体记述，大事记述则采用编年体与纪事本末体相结合的方法纪事。
一部志书的大事记要求对全志各部分内容全覆盖，不能有所偏狭。写好大事记，首先是要科学地确定大事的标准，既不能标准太高，也不能太低。太高则条目必然很少，使得历史发展线索不能贯通，从而难以起到全书之经的作用；太低则像记流水账，事无巨细，繁琐庞杂，反而淹没了历史发展的主线，同时，还容易造成与各门类具体记述的重复。一般来说，大事记条目的选择标准要把握四个字：大、要、新、特。大，指大事，指断限内本地域（或单位、部门）所发生的具有全局性影响的大事。要，指要事，是指有些事，看起来并不是很大，但从历史的角度看，很重要，也许具有关键性、转折性意义。新，指新事。无论什么新鲜事物，有的可能是得风气之先，有的也许只是昙花一现，但只要是新鲜事物，大事记就应予记载。特，指特别、特殊的事物，也是很有价值的，大事记应予记载。
2. 述
即概述，是指对一地（或一个方面）历史与现状全面情况的概括介绍。它是由旧志中每一分志前面的“志序”、“序例”发展而来的，最早见于民国时期黄炎培《川沙县志》。志书之首和各分志之前都可以写概述。全书的概述犹如一地历史与现状的鸟瞰图，内容包括各分志记载的各个方面。分志的概述又称小序，或不加标题而直接写下来，叫无标题引言。
概述居于志首，是志书的总纲。一般来说，方志的概述均独立成篇。它以简要的文字，梗概全貌，纵述历史，横陈现状，反映规律。概述作为志书的一个有机组成部分，仍要求用资料说话。由其使命和特点决定，主要运用宏观资料和中观资料。微观资料主要应用于各门类的记述，概述应少用或慎用，以免与各门类造成不必要的重复。有论者认为概述可以有论有议，揭示规律，这是值得商榷的。因为一旦议论，就必有主观成分，且不说此议论的是非对错如何，单是议论本身，就没有任何资料价值，这显然是与方志的本质属性南辕北辙的。
概述的作用和意义概括起来有以下四个方面：第一，能够概括大要。因为方志的基本结构是层层横排，故一部志书如果没有概述，读者就难以从总体上把握全书内容，就会只见树木，不见森林；只见个性，不见共性。第二，能够贯通全志。旧志多有偏于横剖，缺乏贯通之弊，而新方志之概述把志书一栏一界各不相通的板块联系了起来，使得百科之业得以相互贯通，大大增强了志书的整体性。第三，能够反映诸事物之间的联系，彰明因果，反映规律。第四，能够引导阅读。人们阅读概述，可以首先对志书有一个总体认识，全局在胸，进而浏览全志，便可以居高临下，心中有数，增强阅读效果。
设置概述篇，绝非可有可无，它是志书必须具备的一个重要组成部分。实践证明，概述虽居于全书之首，但却一定要完成于全志之后。只有把全志各个部分写完之后，在统观全志、断其是非、衡其利弊的基础上，才能够写好概述。否则，必然是闭门造车，下笔万言，离题万里。
3. 志
或叫专志、分志，是志书的主体。它是志书中用来专门记述某一事物或某一事业的历史与现状的体裁形式。它包括综合性志书中的专志，即分志，也包括独立的专志。这里主要讨论综合性志书中的专志。
现代方志中的专志是从旧志中的各门类发展而来的。分类横排、横分竖写是方志体例的特点之一，因此专志便成为方志主体内容主要载体。一部综合性志书，一般都要分解为若干个专志，这些专志在区分和设立时，分类的标准必须统一，因此各专志之间必须具有排他性，也就是说，各专志均具有相对独立性和完整性。多卷本志书，如省志，其专志可以单独成书。
专志除具有科学性、资料性、地域性等方志的共性特点以外，更重要的是必须有自己的个性特点。专志贵专，主要表现在它具有反映本专业的专门内容，能够反映本专业的基本面貌和特殊发展规律，为专业发展服务。
专志主要采用纪事本末体的形式撰写。要写好专志，关键在于把握好竖写的层次，即选准基本记述单位。一般来说，竖写的层次越高越难写，因为层次越高就意味着撰稿者对资料的宏观驾驭能力要求越高，因此志稿质量亦因此相对较高。反之，则难度较小，志稿质量亦因此相对较低。至于具体在哪个层次竖写，是到目？还是子目、细目？就要根据主编的意图和撰稿者对所掌握资料的宏观驾驭能力来定了。编写专志最易出现的问题是掌握不好就容易写成某一方面事物的大事记。因为是竖写，所谓竖写，当然就是按事物时间发生的先后顺序写。但是如果因为如此就只以时间线索为中心来写，就必然会写成大事记。这里的关键点是：第一，选定基本记述单位后，要紧紧抓住事物主体，以事物为中心而不是以时间为中心展开笔墨；第二，把握事物发展的主线、要点、转折点等要素，不要事无巨细，累赘絮叨，像记流水账一样。
4. 传
即人物传。人是一切社会关系的总和。迄今为止的一切社会发展史，都是人类活动的历史。因此历代方志均把记载人物放在了极为重要的位置。新方志也不例外，一般均设有人物专志（篇）。人物志（篇）的体裁多采用人物传、人物传略、人物简介、人物录、人物表5种形式。传略是比较简单的传记，一般只记传主的主要事迹，不详细记述传主的生平。人物简介主要记载在世人物，比传略更简，一般只记简历。人物录只录人名，也可以附几句话，可以以表的形式出现，也可以直接录出。人物表更简，但要素要全，诸如姓名、性别、出生年月、任职时间等不能缺项。这里重点讨论的是人物传。人物传主要记载对当地社会发展影响较大的人物，记述较为详细，是人物志（篇）的主体。
把握好人物立传的标准，是写好人物传的基础。一般来说，立传人物以原籍为主。非本地出生，但长期定居本地或在本地工作，并对本地社会发展影响较大的人物，也可立传。所谓“对本地社会发展影响较大”，既有正面的影响，也有反面的影响，但对后者，即所谓反面人物立传要慎重、控制。根据中国地方志指导小组于1998年颁发的《关于地方志编纂工作的规定》第三章第十三条的规定：“人物志坚持生不立传的原则，在世人物的突出事迹以事系人入志。”“生不立传”作为一个基本原则也是方志传统之一，是必须坚持的。另外，立传还要注重人物的群众性，即所谓人民性。对于那些在社会历史进程做出过显著成绩的人，不论是官是民，如著名劳模、能工巧匠、民间艺人等都应入传。
在写法上，人物传应先简单记述人物生平，然后记述其主要事迹，做到既全面反映传主一生的概况，又突出重点。具体要求是：首先，把人物放在一定的历史背景和环境中记述，突出人物的个性特征和精神面貌。其次，挖掘并抓住最能表现人物特征的典型事件进行生动描述，塑造栩栩如生的人物形象。第三，语言力求生动丰富。写人物虽然不加评论，但写人不同于写事，人是社会历史中最活跃的因素，故遣词用句也是颇为讲究的。千人一面、千篇一律、议论说教、用语雷同、苍白无力是容易出现的问题，也是我们在写人物时应力求避免的。
5. 图
分地图、示意图、图画、照片等。图不单独立卷，疆域政区等图列于卷首，其他图根据内容，插入有关专志（篇）或集中编排。图作为一种体裁，也是方志的重要内容之一。作为方志的起源之一，在历代志书中均有广泛运用，是方志必不可少的内容和体裁形式特征之一。
在图的编制上，地图是最重要的。编制地图，首先，应有一个周密的设计方案；其次，根据国家有关法规和政策，基础底图必须采用测绘部门提供的标准资料图，不得擅自自绘，或干脆在其他印刷物上拿来就用；各要素如比例尺、文字标注标识应规范、清晰、准确，易于辨认。使用照片时则应注意，一要真实，不是经过导演、包装的照片。如人物简介若配发登记照，应是近期、免冠、正面照片，不要生活和活动照。如入志人物时年已60岁，为求好看，配一副20岁时的照片，就不真实了。二要具有资料性。志书所选用的照片应能反映一定的历史事实，使之成为文字内容的重要补充，不能用新闻性照片代替资料性照片。三是要具有典型性和代表性。照片选择要有重点，要有地方特色、时代特色或专业特色。四要有一定艺术性。入志照片的编排应分门别类，版式新颖，美观大方。其他示意图、图画等的绘制也应力求规范、准确。
6. 表
分以文字填充的类目表和以数字填充的统计表两种。表是志书的重要记述手段，它将大量的地情数据资料进行系统规范的处理，节约了大量文字，具有信息量大、简明扼要、精确直观、便于阅读、实用性强等特点。正因为如此，表体在方志中被普遍采用。类目表在旧方志中就已被广泛使用，它创始于司马迁《史记》，《史记》运用了大量表体，主要是大事年表和人物年表。南宋时，表体开始运用于方志，周应合《景定建康志》就列有年表。此后，表逐渐成为方志的体裁之一。统计表具有会计学意义，则是在近现代才被方志所普遍采用的。
在设计编制表格时，应遵循如下原则：①科学性原则。所设计的表格应主次分明、简明醒目、科学合理，具有较强的可读性和可比性。若是统计表，则各栏分项数字相加，必须和相对应的合计数字相吻合。②逻辑性原则。逻辑性包括表格自身的逻辑性和表格与文字记述之间的一致性。前者反映在各主词栏和宾词栏之间的排列顺序上，应按时间先后、数量大小、重要性强弱以及空间位置等顺序排列；后者反映在表格和文字必须相互配合，既不能文表重复，又不能表文不符，甚至相矛盾。两者应相互呼应，相互补充，相得益彰。③完整性原则。一个完整的表格应包括表题、表序、表线、表文、单位、表注等部分。一般表格中不允许出现空格，若因资料不足，某些栏目无法填充，应设计不同的符号填入空格，以保证表格的完整性。④规范性原则。主要表现在表格设计要规范、标准。表格的长度大小要适中，应考虑到印刷开本的大小，一般不要设计跨页的超大表。上下线和左右墙线用武线，其余用文线。若是统计表，则采用开口式，左右不画墙线。统计表还应在表的右上角标明规范的计量单位，且表内的同类数字应保持一致的有效位数。
7. 录
即附录。附录指志书卷末附载的资料或文献辑录。附录不是可有可无的，而是志书不可缺少的一个重要组成部分，它在志书中主要起存史的作用，同时它还能够帮助读者加深理解正文，便于查考，增加志书的使用价值。
附录主要收录专志（篇）不宜容纳而又确有保存必要的资料，如地方重要文献、典章制度、重要统计资料、旧志序及修志始末、诗文词赋、掌故文征等。
附录主要是辑录原始资料，根据内容需要，可以给它分列若干类，并编上标题，以便于查阅，但不存在编写的问题。整部志书其他内容均要求编纂者在吃透资料精神的基础上，用自己的话写出，惟有附录要求保持资料的原始状态，不容许丝毫撰述改写。
三、方志的章法
方志的章法指的是对方志撰写的一般性要求，主要体现在方志撰写的一般要求、方志撰写的一般原则和方志成书的总体结构三个方面。
1. 方志撰写的一般要求
撰写志书的一般要求，主要体现在一部志书的《凡例》中。所谓凡例，就是说明著作内容和编纂体例及其他相关技术规范的文字，一般置于卷首。制定凡例时，一定要遵循科学性、规范性原则，在此基础上，还要具有可操作性。凡例一经制定，就成为志书撰写的准则，志书编撰人员必须遵照执行。凡例的主要内容概括起来主要有如下几个方面：
①
指导思想。这是一部志书的灵魂，也是新方志的时代特点所在。新编地方志书应以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想为指导，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点、立场和方法，坚持科学发展观，坚持四项基本原则，坚持中共十一届三中全会以来的路线、方针和政策。
②
志书断限。就是对志书内容记述时间上下限的界定。一般来说，续修性志书，上限在制定后，为更好地与上届志书相衔接，可在一定范围内上下浮动；但下限一经制定，就应严格执行，不应浮动，以利于再次续修时上限的制定。
③ 志书的文体语体。关于这一点，本书第五章有专题论述，这里不再讨论。
④ 志书内容。主要指全志的包容量，即由几大块组成，篇目的设置及其原则、排列顺序等。
⑤
编纂原则。指志书撰写中要注意的一些事项，包括必须遵守的某些原则，如存真求实、详今略远等。具体原则下面再详述。
⑥
立传标准。人物篇是志书的重要组成部分，对人物的立传标准，入传范围，收录内容，排列顺序等，都应在凡例中有一个原则性说明。
⑦
行文规定。指在编写中对一些具体问题的规定。如人物称谓、计量单位、时间名称、专业用语、释文注解、引文出处等。
⑧ 介绍资料。即资料来源、收录经过、资料的鉴别考证、资料的利用情况等，以便读者查考研究。
⑨ 其他需要说明的问题。
2. 方志撰写的一般原则
方志之所以成为我国历千年而不衰的优良文化传统，产生诸多的社会功能，在学术之林中占有一席之地，是与它的一些特殊编撰原则有关的。新编地方志在继承传统的编撰原则的基础上，结合时代特点，进一步创新、发展和完善了这些原则，现择其要者简述如下：
①
划定疆界，越境不书。地域性是方志的首要特征。地方志书都是依据一定行政区域范围，记载一方自然和社会的历史与现状的，不能信笔由缰，越境而书，喧宾夺主。当然，为了交待背景，或为比较差异，或为反映本地经济、文化与外地的联系等，并不排除有针对性地引用外地的资料。但这种引用完全是为了更好地记述本地人、物、事的需要，是“以我为主”，绝不能把外地资料当作主体来记载。因而在引用外地资料时必须要有量的限制，选材要精当，记述要简明，在总体上要做到不越界、不过境。比如在经济全球化的今天，各地区的经济合作乃至跨国之间的经济合作越来越多，如果墨守陈规，认死理“越境不书”，那有些关系就不好处理了，容易造成因果不彰，要素不全，从而降低志书的存史资治价值。
②
述而不作（论），寓论于述。指在撰写志稿时，要忠于史实，客观记述，不加褒贬、分析、评论，更不能妄作结论。但方志编撰是有指导思想的，编撰者虽不直接阐明观点，但要寓观点于记述之中，用翔实的资料来说话，用反映客观事物发展规律的资料来体现正确的观点。这一原则，是由方志的资料性、可靠性、著述性和功能所决定的。我们知道，当代修志，隔代修史，是我国的历史传统。但不论是修志还是修史，编撰者在他所处的那个时代都是当代人。而每一个人，无论其学识水平有多高，对当代的认识都必然要受到时代的局限。因为历史必须经过一定时期的沉淀，其是非功过才能显现出来，这就是为什么史可以议论评价而志却只能以资料说话的根本原因。有论者认为，志书中有些事物写到一定时候，结论已呼之欲出，为什么就不能适当加以评论呢？因此提出志书可以“述而有作”或“述而精作”，作“画龙点睛”式的评论。笔者认为此议不妥，所谓“结论呼之欲出”，只不过是你作者自己的主观感觉而已，实际上你的认识水平仍然逃不出受时代局限的宿命。所谓“画龙点睛”，也许点得其所，但也可能点在了龙屁股上，南辕北辙。这样一来，志书的资料性、可靠性何在？所以述而不作之所以成为方志的一个原则，并不是偶然的，应坚定不移地坚持。
但是志书还有著述性，不是有闻必录，不是纯客观主义记述，要寓观点于记述之中。其方法一是要求编撰者在资料的选择上要着重选择那些能够反映客观规律的资料，不能以偏概全，更不能钻牛角尖；二是在篇目、资料的排比上要力求科学合理，如可采用比较法（包括纵比、横比、兼比、联比、正反比等）、彰明因果法（通过对因果的记述体现政策是否正确，措施是否有力，方法是否得当等）、数据说话法来隐现观点。三是在语言运用、遣词造句上力求准确、规范，与事物的性质、性状相符合。如同属经济状况不好，建国前可称为“经济凋敝”，建国后就只能称为“经济发展遇到一定困难”等。
需要指出的是，所谓“述而不作”，主要是针对志书的主体部分，即“述”、“记”、“志”、“传”、“录”、“图”、“表”7种体裁而言的。就志书整体而言，仍然有议论，主要表现在序言、前言、后记、修志始末等之中。
③
横分门类，纵向记述。志体与史体不同，在编纂形式上，史体是以时系事，志体则是以类系事。史书以年代为经、事件为纬编著历史。在内容上虽然也很广泛，但更侧重于社会、人文方面，侧重于从纵的方面反映历史的连续性。而志体却要求分门别类地记述一方的历史与现状，“事以类从，类为一志”。在内容上具有综合性，即所谓“无不备载”，举凡一地的自然、经济、政治、文化、社会、人物等均在其列，被誉为一方之全史。横分门类指的是志书的结构，纵向记述才是志书的记述实体，又简称为“横分竖写”，至于怎样横分、如何竖写，在本节第二目已有详述，这里不再讨论。方志采用横分竖写的方式来撰述，是与方志资料性的本质属性分不开的。方志是科学的资料书，是以资料说话的，所以在总字数不变的情况下，能够最大限度、最方便的容纳资料的撰述形式就是方志所应该采取的形式。实践证明：“横分竖写”最能够满足方志的这一要求，所以方志“横分竖写”的传统能够延续至今而仍被广泛认同，决不是偶然的。
④
以事系人，生不立传。人是社会活动的主体，历史是由人的活动构成的。编修地方志不能离开对人的反映。以事系人、生不立传就是在方志中如何记载人的活动时应遵循的原则。
以事系人，又叫“因事及人”，即因记述某一方面或某一事情的兴衰始末时而涉及有直接或间接关系的有关人物，主要在“传”以外的体裁中出现。它是编修方志时，处理人、事入志，特别是在世人物入志的基本原则。要求记人时只记述其与此事有关的一些内容，而不涉及其人的生平。以事系人不是事事记人，也不是人人都系，它只能系对历史发展或对某一事件起关键作用的人物。由于以事系人所记的多为在世人物，故应慎重，尤其在记失误时更应慎重，以免引起不必要的纠纷。以事系人常用的方法是水乳交融法，即把人与事、人与物糅在一起写，人随事出，人随物出，自然天成，水乳交融。
“生不立传”原是编写史书人物传的重要原则，后借用到修志中，成为修志的传统原则之一。人是生产力中最活跃的因素，盖棺才能定论，其原因部分与“述而不作，寓论于述”的原理相类似，故不为生人立传为历代志家所遵循。除此以外，生不立传的原因还在于：第一，志属信史，立传人物都必须详加核实，以昭征信，特别是要经得起历史的检验，一个人还在世，他的人生历程还没有走完，是绝对做不到这一点的。第二，生人的人生走向、发展趋势谁也难以准确预测。尤其是那些炙手可热的风云人物，在世时往往身披无数美丽虚幻的光环，只有待其身后浮光才渐渐消退，现出真面目，这时才能对其一生作出较为客观准确的评价。第三，为生人立传，社会上各种关系常有私人请托而干扰人物传的编写，影响修志工作的正常进行。有的人对生不立传的原则不理解，认为有的人功绩甚大，但因为还活着，就不能为之立传；有的人功绩可能比活着的人还小，但因为已死，却反而可以立传，这不是以死人压活人吗？其实，持此论者是因对方志的特征还不够了解。方志具有连续性，是代代相济，永不断章的历史文献，根据国务院《地方志工作条例》，新方志20年修一次。一个人，如果他确实对历史发展作出过重要贡献，历史是不会忘记他的。人不是神仙，总是要死的，因此它终会在某一届志书中入传。
传要求全面写出传主从出生到去世的生平。当然不是事无巨细，面面俱到，除叙其一生概况外，更主要的则是择其一生中最重要、最能反映其特点、个性的事件加以详记，以使所记人物个性鲜明，血肉丰满，栩栩如生。在述、志等体裁中写人的原则是因事及人，但在传里面写人则恰恰相反，是因人及事。前者是因为写到某件事，涉及到某人而写及某人在此一件事中的作用，仅此而已；后者则是因为要写某一个人，从而要求写及此人的生平主要行状。两者之间的明显区别，方志编撰者不可不察。
⑤
继承创新，突出特色。编修地方志是我国特有的优良文化传统，我们当然应该继承这一传统。但继承不等于照单全收，而应该根据时代的发展和需要，对其进行创新。继承是为了发展，创新则是在继承的基础上的创新。只有继承，传统才不会中断；只有创新，传统才会发扬光大，才会永续生命力。方志在其发展的历史进程中，历朝历代都有继承和创新，新方志当然也不例外。继承主要是指历代方志的一些优良传统和做法，如无不备载、横分竖写、以事系人、述而不作、生不立传等。在对旧志批判继承的基础上，社会主义新方志在指导思想、编纂方式方法和技术手段、体例结构、文体文风、人物立传标准、突出特色等方面都应大胆创新。事实上，在这方面已取得了显著成效。
编纂地方志应有自己的特色，没有特色的志书就没有光彩，就算不上是一部佳志良志。地方志的特色包括时代特色、地方特色和专业特色三个方面。任何时期的方志都是时代的产物，代表的是时代的观点，记述的是时代的事物，具有强烈的时代感，时代性是方志在时间方面的重要特征。地方性则是方志在空间方面的显著特征。地方特点是方志的本质属性，一部好的方志，必须具有鲜明的地方特色，具有浓郁的地方气息。编写方志时，应十分注意挖掘本地事物及其发展规律与外地的不同之处，予以详记。同时又要很好地突出一个地方的整体特色，地方上特有、特多、特好事物必须浓墨重彩予以记述，并在篇目设计方面予以突出。突出专业特点亦即行业特点，主要是对一部志书的各分志或专业类志书的记述而言。首先要体现在各行业的社会分工上；其次突出专业特点要与突出地方特点相结合；第三要处理好专业与非专业的关系，做到以记述专业为主。
3. 方志成书的总体结构
方志成书的总体结构，主要指的是一部志书在成书时，其主体部分，即述、记、志、传、图、表、录和辅文部分，即序、凡例、前言、目录、署名、后记、修志始末等在书中的排列顺序，亦即总体结构。一部志书，如果各部分都写得很好，但总体结构不符合要求，也会在一定程度上影响志书质量，反之则会对提高质量有所助益。正如一幅书法作品，其中也许有几个字写得并不好，但若整体结构好，亦即章法好，整个作品就会看起来很有档次，具有很高的艺术欣赏价值。反之，尽管每个字都写得很好，但若章法不好，就会影响整体的观感，这是十分可惜的。
一般来说，一部志书在成书时其主体和辅文部分排列顺序依次应为：图（包括集中编排的彩色照片）、署名、凡例、序、前言、目录、记、述、志、传、录、后记（修志始末）。若编制有索引，则置之于附录之后、后记之前。这里需要特别指出的是“记”的摆放位置问题，第一届修志中有不少志书把大事记摆放在概述与正文之间，认为概述也应概大事记内容之述，这是错误的。原因是：第一，概述的基本作用在于概括全书内容，纵述断限内发展轨迹，要害在弥补志书主体部分横分门类、互不统属、整体性弱的缺憾。因此概述相对全书来说，就相当于一个人的头，你现在在这个头与身子之间插入一个大事记，岂不是将头与身子分开了吗？第二，大事记可相对独立，可置于卷首，也可置于卷末，写得好且分量足够的大事记可以单独成书，但概述只能置于卷首，且无论写得多好的概述也不能单独成书，试想一个人的头颅离开了他的身体还能存活吗？第三，概述和大事记都是纵向记事，只不过概述有综合、有比较，前后连贯，因果彰明；而大事记是条目体，条目与条目之间相对独立，虽总的可以反映历史发展，但不一定连贯。所以概述能够概全书之述，是全书的总纲，而大事记虽在一定意义上也可起全书之经的作用，但不能作为全书之总纲。大事记还有一个往往被人忽视的重要作用，即由于其条目体的体式，它还可在一定意义上起到全书的检索作用。正因为如此，有的志书将大事记置于卷末，这是有道理的。但笔者认为，大事记可置于卷末，若是大事记述还是置于卷首为好。因为大事记述是编年体与纪事本末体相结合的产物，可以在一定程度上与概述相互补充、相得益彰。